Obowiązek rejestrowania umów, których wartość przekracza 500 zł

Od 1 lipca jednostki sektora finansów publicznych będą zobowiązane do rejestrowania umów, których wartość przekracza 500 zł. Obowiązek ten będzie dotyczył umów, które zostały zawarte od 1 stycznia 2022 r.

Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych – dalej u.f.p. – który wejdzie w życie 1.07.2021 r., „Minister Finansów prowadzi rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych”. Ponadto zgodnie z art. 34a ust. 9 u.f.p. „dane, o których mowa w ust. 6–8, wprowadzają do rejestru umów kierownicy jednostek sektora finansów publicznych”. Obowiązek wprowadzania informacji do rejestru umów dotyczy kierowników jednostek sektora finansów publicznych będących zamawiającymi publicznymi, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 p.z.p. W rejestrze umów nie wykazuje się informacji na temat umów, których zawarcie nie podlega przepisom Prawa zamówień publicznych na podstawie art. 12 ust. 1 p.z.p. (art. 34a ust. 4 u.f.p.). Zgodnie z art. 34a ust. 5 u.f.p. „w rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł”. O zawartości rejestru umów stanowi art. 34a ust. 6 u.f.p. Z przepisu tego wynika, że w rejestrze wykazuje się informacje o:

– numerze umowy – o ile taki numer nadano,

– dacie i miejscu zawarcia umowy,

– okresie obowiązywania umowy,

– stronach umowy, w tym przedstawicielach stron,

– przedmiocie umowy,

– wartości przedmiotu umowy,

– źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

W rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu jej za zgodą jej stron, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu, o czym stanowi art. 34a ust. 7 u.f.p. poprzez ich ujawnienie.

Zgodnie z art. 34a ust. 11 u.f.p. „dane w rejestrze umów, o których mowa w ust. 6–8, są powszechnie dostępne”.

Zamieszczenie informacji w rejestrze umów winno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od zaistnienia zdarzeń, o których informacja podlega zamieszczeniu w rejestrze.

Zgodnie z art. 34b u.f.p. „kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.